Do końca lutego wiele firm staje przed tym samym zadaniem: raport KOBiZE jak wypełnić, aby dane były kompletne, zgodne z rzeczywistą eksploatacją instalacji i możliwe do obrony podczas kontroli WIOŚ? Problem zwykle nie leży w samym formularzu. Najwięcej błędów powstaje wcześniej – w ewidencji paliw, danych produkcyjnych, informacjach o urządzeniach oraz w nieprawidłowym przypisaniu emisji do źródła.

Raport składany do Krajowej bazy o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji jest rocznym zestawieniem informacji o korzystaniu ze środowiska. Dla przedsiębiorstwa nie jest to wyłącznie formalność administracyjna. Dane z KOBiZE powinny być spójne z wykazami składanymi w ramach opłat za korzystanie ze środowiska, dokumentacją emisyjną, pozwoleniami oraz rzeczywistym sposobem działania zakładu. Rozbieżności mogą oznaczać konieczność korekt, dodatkowe wyjaśnienia, a w określonych sytuacjach również ryzyko sankcji.

Kogo dotyczy raportowanie do KOBiZE?

Co do zasady obowiązek przekazania raportu dotyczy podmiotu korzystającego ze środowiska, który w poprzednim roku powodował emisje do powietrza. W praktyce może to być zakład produkcyjny, przedsiębiorstwo budowlane, zarządca obiektu handlowego, podmiot prowadzący gospodarkę odpadami, oczyszczalnia ścieków, ciepłownia lub jednostka samorządowa zarządzająca infrastrukturą.

Źródłem emisji nie musi być wyłącznie duży komin technologiczny. Dane mogą dotyczyć kotłów i nagrzewnic, procesów technologicznych, awaryjnych agregatów prądotwórczych, lakierni, spawalni, urządzeń chłodniczych czy floty pojazdów wykorzystywanej w działalności. Zakres raportu zależy więc od faktycznych źródeł emisji i przyjętego modelu organizacyjnego w firmie.

Warto rozdzielić obowiązki KOBiZE od sprawozdawczości BDO. BDO koncentruje się przede wszystkim na odpadach i produktach objętych systemem, natomiast KOBiZE obejmuje informacje o emisjach oraz zużyciu paliw. Te systemy mogą korzystać z części podobnych danych operacyjnych, ale nie zastępują się wzajemnie.

Raport KOBiZE jak wypełnić – zacząć od danych, nie od systemu

Najbezpieczniejsza metoda polega na przygotowaniu kompletnego zestawu danych jeszcze przed zalogowaniem do systemu. Wprowadzanie informacji na podstawie pamięci, szacunków lub pojedynczych faktur zwiększa ryzyko, że raport nie będzie odzwierciedlał całego roku kalendarzowego.

Punktem wyjścia powinien być wykaz wszystkich miejsc prowadzenia działalności oraz źródeł emisji eksploatowanych w danym roku. Należy uwzględnić również urządzenia uruchamiane okresowo, na przykład agregaty rezerwowe, mobilne kotły lub instalacje pracujące wyłącznie w sezonie grzewczym. Modernizacja zakładu w trakcie roku wymaga szczególnej uwagi, ponieważ stare i nowe źródło mogły pracować w różnych okresach sprawozdawczych.

Do poprawnego wyliczenia emisji potrzebne są przede wszystkim dane o rodzaju i ilości zużytych paliw, czasie pracy urządzeń, parametrach technicznych źródeł oraz wielkości produkcji, jeśli emisja wynika z procesu technologicznego. W zależności od instalacji konieczne mogą być także wyniki pomiarów, dane z kart charakterystyki materiałów, informacje o zawartości lotnych związków organicznych albo ewidencja czynnika chłodniczego.

Praktyczny pakiet dokumentów do zebrania obejmuje:

• faktury i zestawienia zużycia gazu, oleju opałowego, węgla, biomasy oraz paliw silnikowych,
• rejestry pracy kotłów, suszarni, agregatów, urządzeń technologicznych i źródeł awaryjnych,
• decyzje administracyjne, w tym pozwolenie na wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza albo pozwolenie zintegrowane,
• protokoły pomiarów emisji, dokumentację techniczno-ruchową i dane producentów urządzeń,
• ewidencję substancji, materiałów i procesów mogących powodować emisję do powietrza.

Jeżeli firma działa w kilku lokalizacjach, dane należy uporządkować osobno dla każdego zakładu. Łączenie zużycia paliw z różnych obiektów w jedną pozycję może utrudnić prawidłowe przypisanie emisji i późniejszą weryfikację przez organ.

Wprowadzanie źródeł i emisji w systemie

Po zalogowaniu do KOBiZE należy sprawdzić aktualność danych podmiotu oraz zakładów. Zmiana adresu, nazwy, formy prawnej, numeru identyfikacyjnego lub struktury lokalizacji powinna zostać odzwierciedlona w bazie. Pozostawienie nieaktualnej struktury organizacyjnej może powodować, że raport będzie formalnie przypisany do niewłaściwego miejsca.

Kolejny etap to identyfikacja źródeł emisji. Każde źródło powinno odpowiadać rzeczywistemu urządzeniu lub procesowi. Nie należy tworzyć jednego zbiorczego źródła dla wszystkich kotłów, pojazdów i procesów tylko dlatego, że ułatwia to wpisanie danych. Taka praktyka zaciera obraz eksploatacji instalacji i utrudnia porównanie raportu z pozwoleniem, pomiarami oraz naliczeniem opłat środowiskowych.

W przypadku spalania paliw system wymaga podania rodzaju paliwa i jego ilości, a następnie przypisania emisji do właściwego źródła. Trzeba zachować konsekwencję w jednostkach. Błąd polegający na wpisaniu ton zamiast kilogramów, metrów sześciennych zamiast tysięcy metrów sześciennych albo niewłaściwej wartości opałowej może wielokrotnie zawyżyć lub zaniżyć wynik.

Inaczej opracowuje się dane dla procesów technologicznych. Przy lakierowaniu, drukowaniu, użyciu rozpuszczalników, obróbce metali czy produkcji materiałów budowlanych emisja może zależeć od składu stosowanych produktów, ilości materiału, skuteczności urządzeń oczyszczających i parametrów procesu. W takich przypadkach proste przeliczenie zużycia energii nie będzie wystarczające.

Metoda wyznaczania emisji musi być możliwa do wyjaśnienia

Emisje w raporcie można określać na podstawie wyników pomiarów, danych eksploatacyjnych, współczynników emisji lub obliczeń wynikających z obowiązujących metodyk. Wybór metody zależy od rodzaju źródła, treści decyzji administracyjnych i dostępności danych. Najlepsza metoda nie zawsze oznacza najbardziej skomplikowane obliczenie, lecz takie, które odpowiada warunkom pracy instalacji i jest udokumentowane.

Przedsiębiorstwo powinno zachować arkusze obliczeniowe, zestawienia wejściowe, faktury, wyniki pomiarów oraz założenia przyjęte do wyliczeń. Podczas kontroli istotna jest nie tylko wartość końcowa w systemie, lecz także możliwość odtworzenia drogi, która doprowadziła do tej wartości.

Szczególnej ostrożności wymagają instalacje objęte pozwoleniem zintegrowanym lub pozwoleniem emisyjnym. Raport KOBiZE powinien być porównany z limitami określonymi w decyzji, zakresem źródeł oraz wynikami okresowych pomiarów. Sam fakt, że system technicznie przyjmuje dane, nie potwierdza ich zgodności z pozwoleniem.

Najczęstsze błędy, które ujawniają się przy kontroli

Pierwszym błędem jest pominięcie źródeł pomocniczych: agregatu, palnika, nagrzewnicy lub pojazdów służbowych rozliczanych poza główną ewidencją paliw. Drugim jest wykazanie zużycia paliwa bez powiązania go z konkretną lokalizacją i urządzeniem. Częste są również niezgodności między ilością paliwa w raporcie KOBiZE a danymi wykorzystanymi do opłat za korzystanie ze środowiska.

Ryzykowne jest także kopiowanie raportu z poprzedniego roku bez weryfikacji zmian. Nowa hala, wymiana kotła, ograniczenie produkcji, uruchomienie instalacji fotowoltaicznej czy rezygnacja z oleju opałowego wpływają na profil emisji. Równie istotne są zmiany w sposobie użytkowania obiektu, nawet jeśli formalnie nie doszło do rozbudowy zakładu.

Przed wysłaniem raportu warto przeprowadzić krótką kontrolę wewnętrzną: porównać zużycie paliw z fakturami, sprawdzić kompletność lokalizacji, zweryfikować źródła działające w danym roku oraz zestawić wyniki z dokumentacją opłatową i decyzjami. Taka weryfikacja jest znacznie mniej kosztowna niż korekta składana po kontroli lub po wykryciu rozbieżności przez administrację.

Termin, odpowiedzialność i korekta raportu

Raport za poprzedni rok kalendarzowy należy co do zasady wprowadzić do KOBiZE do końca lutego. W firmach o rozproszonej strukturze problemem bywa nie sam termin, ale zbyt późne zebranie informacji z działu technicznego, utrzymania ruchu, zakupów, księgowości i administracji obiektów. Warto ustalić wewnętrzny harmonogram, który kończy pozyskiwanie danych odpowiednio wcześniej.

Za prawidłowość przekazywanych informacji odpowiada podmiot korzystający ze środowiska. Z tego względu zarząd lub osoba odpowiedzialna za ochronę środowiska powinna wiedzieć, kto zbiera dane, kto weryfikuje obliczenia i kto zatwierdza raport przed wysłaniem. W przypadku błędu należy przygotować korektę opartą na rzeczywistych danych, a nie jedynie zmienić wartość w systemie bez wyjaśnienia przyczyny rozbieżności.

Dla podmiotów bez własnego działu ochrony środowiska lub dla zakładów o złożonych procesach pomocne jest wsparcie specjalistyczne obejmujące audyt źródeł, obliczenia emisji, porównanie danych z pozwoleniami i przygotowanie raportu. Green Support prowadzi ten proces od analizy dokumentów operacyjnych po weryfikację spójności z pozostałymi obowiązkami środowiskowymi.

Dobrze przygotowany raport KOBiZE porządkuje nie tylko obowiązek roczny. Daje Państwu aktualny obraz zużycia paliw, źródeł emisji i obszarów, w których modernizacja instalacji może obniżyć koszty oraz ograniczyć ryzyko regulacyjne.